Agrément, habilitation, déclaration? - Les accueils collectifs de mineurs sont soumis à un régime de déclaration.Cette démarche est obligatoire dès lors que l'accueil relève d'une des 7 catégories définies par la réglementation.
Pour tous les accueils réguliers, elle s'effectue par télé-procédure, grâce au logiciel TAM. Merci de contacter le secrétariat du service qui vous donnera accès à la télé-procédure.
A. Cas général : lorsque l'organisateur possède déjà un "numéro d'organisateur"
[modifier]La déclaration s’effectue en deux étapes:
- .Deux mois avant l’ouverture, l’organisateur saisit sa déclaration par la télé-procédure. En retour, la DDCS envoie un récépissé qui accuse réception de la première phase déclarative. Ce récépissé comporte un numéro de déclaration qui identifie chaque accueil déclaré (arrêté du 22 septembre 2006). Un accueil déclaré est caractérisé par un directeur et un projet pédagogique spécifique, une période et des modalités de fonctionnement.
- Huit jours avant l'ouverture, l'organisateur renseigne une fiche complémentaire qui comporte notamment les noms et qualification des personnes constituant l’équipe d’encadrement. Cette fiche est accessible par téléprocédure.
La fiche de synthèse (format A3) ci-dessous rappelle les principaux points liés aux accueils sans hébergement (page1), aux accueils de scoutisme (page 2) et aux accueils sans hébergement (page 3).
> FICHE DE SYNTHESE ACCEM - JUIN 2013 - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,18 Mb
NB: « Toute modification intervenue dans les éléments de la déclaration ou des fiches complémentaires » doit être immédiatement portée par écrit à la connaissance de la DDCS (article 8 de l’arrêté du 22 septembre 2006). Ainsi, il convient de signaler les changements intervenus dans la composition de l'équipe d'encadrement, ou les actualisations des projets éducatifs (qui doivent être transmis par écrit ou courriel).
Les ajustements d'effectifs ne sont pas à signaler sauf s'ils entraînent un recrutement d'animateur.
La déclaration est complète lorsque la fiche complémentaire est transmise à la DDCS.
B. Cas particulier des organisateurs souhaitant déposer leurs premières déclarations
[modifier]Avant les démarches évoquées en A, l'organisateur doit transmettre à la DDCS son projet éducatif et un formulaire « nouvel organisateur d’accueil de mineurs ». Il se voit alors attribuer un numéro d'organisateur.
> FORMULAIRE DE DECLARATION NOUVEL ORGANISATEUR DDCS31 - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,09 Mb > GUIDE DESTINE AUX NOUVEAUX ORGANISATEURS D'ACCEM 2013-2014 - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,24 Mb
Pour rédiger son projet éducatif, tout nouvel organisateur peut s'inspirer d'un document distinguant le projet éducatif du projet pédagogique (Cf. ci-dessous). Il est important de comprendre que le projet éducatif d'un organisateur est un socle commun auquel se rattachent tous les accueils et séjours que met en oeuvre l'organisateur. Ainsi, par exemple, d'un même projet éducatif peuvent découler des séjours de vacances et des accueils de loisirs.
Chaque séjour de vacances fera l'objet d'un projet pédagogique particulier ; et chaque accueil de loisirs également.
Un projet éducatif peut être conçu pour plusieurs années. Il doit donc être plus général (ne pas mentionner de date de séjours, etc.) que les projets pédagogiques qui en découleront.
> GUIDE PROJET EDUCATIF ET PROJETS PEDAGOGIQUES - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,46 Mb
C. Combien un organisateur régulier a-t-il de déclarations à effectuer chaque année?
[modifier]Les accueils de loisirs ou de jeunes qui fonctionnent à l’année reçoivent un seul numéro de déclaration valable pour l’année scolaire, et leur déclaration décline des périodes de fonctionnement variées (ex ; périscolaire, mercredis, vacances de printemps, juillet…).
Les séjours de vacances renseignent au moins une déclaration par période de vacances. Ceux qui fonctionnent tout l’été sur un même site mais avec des enfants et des équipes qui se succèdent déclarent autant de séjours qu’ils ont de changement dans l’encadrement et les inscrits. Il en va de même pour les petites vacances.
D. Guide d'utilisation pour la télé-procédure:
[modifier]Une aide en ligne est accessible sur le logiciel TAM.
Un guide complémentaire a été réalisé par la DDCS 31 : > GUIDE TAM 2013-2014 - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,15 Mb
E. Diplômes
[modifier]Afin d’aider les organisateurs à bien saisir les diplômes dans l’application TAM, le Ministère en charge de la jeunesse a réalisé un tableau exhaustif :
> DECLARER DES DIPLOMES DANS TAM - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,02 Mb
Les intitulés des diplômes sont parfois peu clairs. Le document ci-dessous précise certains éléments concernant les diplômes professionnels les plus fréquents dans le champ de la jeunesse et des sports :
> Diplômes professionnels JS - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb > Tableau BP-JEPS socioculturels 2012 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,02 Mb
Il s'avère parfois nécessaire, pour les organisateurs, de solliciter des dérogations pour permettre à des encadrants insuffisamment diplômés d'assurer les fonctions de direction d'un ACCEM. La DDCS a conçu un formulaire de demande de dérogation :
> FORMULAIRE DE DEMANDE DE DEROGATION POUR ASSURER LES FONCTIONS DE DIRECTION D'ACCEM - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,12 Mb
F. La déclaration des séjours de vacances dans une famille
[modifier]Le « séjour de vacances dans une famille » est une catégorie des accueils avec hébergement.
C’est le séjour de deux à six mineurs, pendant leurs vacances, se déroulant en France, dans une famille, dès lors que la durée de leur hébergement est au moins égale à quatre nuits consécutives.
Lorsque ce type de séjour est organisé par une personne morale dans plusieurs familles, les conditions d'effectif minimal ne sont pas prises en compte. Les séjours de vacances dans une famille présentent des particularités qui les distinguent des autres catégories d'ACCEM.
Un document d'accompagnement des organisateurs de séjours de vacances dans une famille a été réalisé.
> SEJOURS DE VACANCES DANS UNE FAMILLE - NOTICE D'ACCOMPAGNEMENT AUX ORGANISATEURS - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,13 Mb
Ce type de séjour présente également un mode de déclaration particulier :
> TAM SAISIE DES SEJOURS DANS UNE FAMILLE DDCS31 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,09 Mb
G. Déclarer un séjour incluant au moins une nuitée avec des enfants de l’accueil de loisirs
[modifier]Il existe plusieurs possibilités pour déclarer un tel séjour. Tout dépend du projet, de la durée du séjour et de la distance entre le lieu de séjour et l’accueil de loisirs dont proviennent les enfants.
> Partir en hébergement avec des mineurs de l'accueil de loisirs - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,05 Mb
A l'aide du document ci-dessus, l'organisateur devra déterminer s'il déclare une "activité accessoire" à l'accueil de loisirs ou à l'accueil de jeunes, ou s'il déclare un séjour court ou un séjour de vacances. S'il souhaite déclarer une "activité accessoire", il pourra trouver des éléments complémentaires dans le document ci-dessous :
H. Déclarer un séjour spécifique sportif :
[modifier]Les comités régionaux ou départementaux ou les clubs sportifs affiliés à une fédération sportive agréée souhaitant, en dehors de toute compétition, organiser un séjour (avec hébergement) à destination de leurs licenciés mineurs (dès lors que 7 mineurs ou plus sont concernés) doivent en faire la déclaration à la DDCS.
Ces structures sportives doivent alors :
- se déclarer comme organisateur d'accueil de mineurs et transmettre à la DDCS leur projet éducatif (Cf partie B ci-dessus + formulaire nouvel organisateur)
- si l'hébergement doit avoir lieu dans un bâtiment en dur, choisir un local enregistré par la DDCS du département du lieu de séjour
- déposer la déclaration du séjour spécifique sportif dans TAM
Le Ministère en charge des Sports a conçu un document destiné aux structures sportives souhaitant déposer un séjour spécifique sportif : > ORGANISER UN SEJOUR SPECIFIQUE SPORTIF - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,22 Mb
I. Liste des organisateurs d’accueils collectifs à caractère éducatif de mineurs dont le siège social est situé en Haute-Garonne : > Liste des organisateurs d'accueils de mineurs en Haute-Garonne au 10 juin 2013 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,08 Mb